Bundesgeschäftsführung/Protokolle/BGFLGFTreffen20130429

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Bundesgeschäftsführung

Ort: Mumble NRW

Datum: 2013-04-29 19:30-XX:00

Schriftführer: defnordic

Sitzungsprotokolle: Link

Teilnehmer:

• defnordic
• PeterTheOne
• Albert3100
• Savage
• Sonstwer
• Rudolf
• Rayna
• WinstonSmith
• Romario
• noname
• gigi
• Menodoros
• steinlaus

Albert: Belegweitergabe funktioniert leider nicht. Rechnungen willkürlich bezahlt. Teils minimalstbeträge abgebucht. <1€, 2€. Kosten der Buchhaltung dadurch sehr groß. Was er sich vorstellt für die Zukunft: Soll eine Art Belegsystem geben, das die entsprechenden LSM ins Konto den Beleg eintragen, gleichzeitig ihm eine Kopie des Belegs schicken.

Spätestens einmal im Monat müssen alle Belege im Original bei ihm vorhanden sein, um sie in eine ordentliche Buchhaltung einzutragen.

Sonstwer: was ist Fristsetzung für Belege?

Savage: Vbg hat eh noch keinen Zugang, müssen sich eh kurzschlieen mit Albert

Albert: Vergangenheit hat ihn gelehrt, dass Buchhaltungseigenlösungen eh nichts bringen. Werden uns einen Steuerberater suchen der einen Abschluss macht. Es werden alle Belege gesammelt bei ihm und dann geordnet in ein System eingetragen. Für die LGF ändert sich insofern das, dass Zahlungen nicht mehr selbst getätigt werden, sondern sie erst bezahlt werden wenn die Belege zumindest in einer Kopie bei ihm eingelangt sind.

Man musste bisher immer Belegen nachlaufen, und wusste dann nicht mehr worum es bei einer Rechnung ging. War damit immer rasch in dubiosen Nirvana verschwunden.

Savage: wenn LV beschließt, dass ein Plakat benötigt wird, sagen wir 20€, bekommen Rechnung, was dann? selbst zahlen erst?

Albert: einmal im monat diese Rechnungen einreichen, die werden dann im Monat überwiesen. Er möchte einfach vermeiden, dass es so wie in OÖ passiert, riesige Summen für irgendwas ausgegeben werden, wo man dann draufkommt, dass verschiedene leute das bezahlt haben und im prinzip die LO schulden hat. Auch in Wien einen besonderen Fall, war leider immer wieder üblich zu einem Druckereipartner zu gehen und dort Aufträge zu machen und nach 3-4 Monaten musste man sich mit mehreren 100€ auseinandersetzen, und man musste gar nicht mehr wofür dieses geld verwendet worden ist.

Savage: zurück zum beispiel mit dem plakat. er zahlt meist wenn er privat was macht privat. wenn er rechnung bekommt, wie schnell muss man das zahlen?

Albert: 3-4 wochen, bei behörden 5-6 wochen. das muss meist nicht sofort bezahlt werden von einem Tag auf den anderen. Plakate und flyer: werden das gemeinsam mit dem sekretariat oder einer anderen AG aufstellen, damit man vernünftigen Preis bekommt.

Albert: Rechnungsadresse am besten immer gleich Bundesgeschäftsführung(/Parteiadresse angeben.

alberT: werden vorlage machen für ablauf oder so. Stichtag für Zahltag üblicherweise 15. des Monats. also rechnungen vom März bis 15. April zB eingereicht haben.

Savage: haben 2 LV in Vbg.haben keinen LSM gewählt. werden sich die aufgaben untereinander ausmachen.

defnordic: bitte einen ausmachen, der sich quasi als LSM zur Verfügung stellt. gerne intern gemeinsam arbeiten, aber einen kommunikationspartner bestimmen.

Winston: Von Seiten Stmk keine großen Wünsche offen. Wünschen sich im Prinzip zwar mehr autarkie, aber können mit den regelungen leben.

planen selbst virtuelle konten zu verwalten, wo leute für ganz bestimmte anlässe und spenden zweckgewidmet spenden können. zB "kamerascheu", hat ganz gut funktioniert.

Albert: Bei LO wo es gut funktioniert und die Belege da sind, wo die Kommunikation passt, wo die monatsaufstellungen psasen, findet man immer irgendeine Lösung, um sonderaktionen zu machen. aber möchte auch an die Stmk appellieren, dass man ein Grundkonzept für ÖSterreich einführt, an das sic alle halten müssen, sonst können wir nicht weitermachen.

Albert: Problem eh wieder nur die nicht anwesenden Landesorganisationen.

Werden zusammen einen gangbaren Weg finden, diese Sache zu regeln.

Albert: dankt pipi, dass viele einladungen verschickt wurden, und wer das nicht beantworten konnte, der will einfach nicht. und deswegen wirds einfach für LOs die nicht mitarbeiten Sanktionen geben. Flauschzeit ist einfach vorbei.

defnordic: Kontoführung und Zugänge?

Albert: einige haben noch TANs für elektronische Überweisungen. Die behalten die derzeit, aber im prinzip wird ab jetzt das vier augen prinzip eingeführt. Man gibt den Betrag im ebanking ganz normal ein, schickt eine mail an albert mit beleg, und albert bestätigt das dann und die bezahlung wird ausgelöst.

Winston: Hat den vorteil einer kontrolle, hatte heute bereits eine versehentliche fehlbuchung.

Sonstwer: wenn er T-shirts von LO Wien verkauft, auf LO Wien konto einzahlen und dann beleg weiterschicken?

Albert: ja?

Sonstwer: passt die weiterleitung für telefone? geht nur elektronisch

Albert: ja, passt schon.

Albert: Keine Geldbewegung ohne Beleg ist eine Grundvorraussetzung der Buchhaltung. Also egal welche Geldbeträge ich annehme, Verkauf, Mitgliedsbeitrag oder Spende -> müsste für alles ein Beleg ausgestellt werden. Keine Geldbewegung ohne schriftliche Dokumentation.

Sonstwer: hat sich das buchungssystem angeschaut, da kann man auf einen klick sehen wo belege fehlen.

Albert: buchhaltungssystem ist eine ganz andere geschichte zum buchhaltungssystem 2013.

Rudolf: hat sich gerade ein excelsheet gebastelt zum verwalten.

Frosti: wie ists mit richtlinie wg. Bezahlstatus genau definieren und so? wollten informationstext formulieren.

defnordic: hat noch keiner gemacht. sollten wir noch machen

PEtertheone: wann werden gelder durch Mitgliedsbeiträge an LOs überwiesen?

Albert: erstmal gar nicht. es kann sein dass einige hohe Forderungen auf uns zukommen. er ist verpflichtet, Reserven für diese Fälle anzulegen, und unsere Geldbestände sind derzeit leider sowieso noch viel zu niedrig

defnordic: grundsätzlich viel auf zweckgerichtete Spenden setzen. spendenplattform nutzen.

Albert: kann quasi elektronische Sparbücher anlegen, auf die man nur einzahlen kann, da kann man nichts per lastschrift oder so abbuchen lassen, die kann man auch veröffentlichen.

winstonsmith: malt teufel an die wand. sagen wir in Stmk wurden 2000€ gesammelt. diese 2k€ sind dem zugriff entzogen, egal auf welchem konto das liegt. wie erklärt man das den spendern, wenn das gespendete geld für etwas anderes verwendet wird? in einer familie ist es ja auch so, bei gemeinsamem haushalt, der vater verspielt das geld, exekutor pfändet die ganze familie.

Albert: stimmt natürlich bis zu einem gewissen Grad, deswegen auch die Lösung mit Sparkonten überlegt. an und für sich wäre so ein Sparbuch für eine LO im Konkursfall evtl Verschleierung oder so. Gibt in Öst. aber noch Bankgeheimnis, und daher Sparbücher nicht nachvollziehbar, und deswegen nicht von behörden nachvollziehbar.