Niederösterreich/Treffen/Pressekonferenz HOWTO
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- Erkennen der Notwendigkeit
- Zweck, Ort, Zeit, Teilnehmer
- Koordinieren mit anderen Terminen
- Abstimmung mit dem Vorstand
- Ziele formulieren, Ort, Umfang, Ablauf, Art der Veranstaltung festlegen, Teilnehmer, Vortragende, Vorsitzende identifizieren
- Konzept erstellen (Abfolge, Redner), Verteilung der Agenden, Auswahl der Hilfsmittel (Musik, Präsentationsunterlagen, Dekoration)
- Unterlagen
- Ausarbeiten der Einladung
- Einladung per Brief und Internet versenden
- Bei Location Einladung ausgeben
- für Erreichbarkeit sorgen (Parkplätze, öffentlicher Verkehr)
- Presse u. Gästeliste erstellen
- Versand der Antwortkarten und Erstellung einer Anwesenheitsliste
- Begrüßungstisch mit Kärtchen und
- Vorbereitung von Informations- und Ausstellungsmaterial
- Erstellung von Pressemappen ("Stories" für Presse, Infomaterial), Ausstellungsmaterial, Fotos, Grafiken, Give-Aways, Vorinformation von Agenda (Periodicals)
- Bewirtung organisieren
- Organisatorisches vorbereiten
- für Raumdekoration sorgen, Gestaltung, Garderobe
- Fotograf besorgen
- # Dokumentation sicherstellen: (Live-) Videoübertragung / Aufzeichnung
- Festlegung der technischen Ausstattung: Mikrophon, Lautsprecher, Overhead, Tonband, Video, EDV Projektion, evtl. Video oder Internet-Conferencing usw.
- Fax-, Telefon, EDV Equipment an der Location
- Absprache mit Polizei
- Fragenkatalog / FAQ's vorbereiten mit Antworten
- Redeskizzen
- Personalia von Teilnehmer und Journalisten
- Pressemappe an abgesagte Journalisten elektronisch und per Brief versenden
- Abschlußbesprechung davor mit eigenen Personen
- Ablauf festlegen
- anschliessende Veröffentlichung sicherstellen
- Reaktionen dokumentieren, für eigene Leute
- Presseausschnitte ins ARchiv
- intern darüber kommunizieren
- Abschlussbericht
u.s.w. folgt