Bundesgeschäftsführung/HowToHandkassa

Dieses Tutorial ist für alle Mitglieder relevant die im Rahmen ihrer Parteitätigkeit mit einer Handkassa zu tun haben. Es ist Die Handkassa wird oft genauer geprüft als das Konto da hier viel leichter manipuliert werden kann. Wichtig ist im Zusammenhang mit der Handkassa vor allem das Kassabuch - wer eine Handkassa verwaltet, muss ein Kassabuch führen. Das Erste steht uns frei, beim Zweiten sind wir Knechte.

Vorweg kurz das Vokabular:

• Kassabuch
  • ein Buch oder eine Tabelle die zeilenweise Geldbewegungen erfasst (so wie die Zeilen auf einem Kontoauszug)
• Buchung
  • eine Zeile aus dem Kassabuch
• Beleg
  • ein Stück Papier welches zumindest Datum, Buchungsnummer bzw. Belegnummer

Aufbau eines Kassabuchs

Vermutlich hast du schon mal mit einem Bankkonto gearbeitet. Bei einem Bankkonto hast du auf deinem Kontoauszug für jede Geldbewegung eine Zeile in der zumindest folgende Informationen enthalten sind:

• Datum
• eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Zuordnung (Buchungsnummer bzw. Belegnummer)
• einen Buchungstext zur erklärenden Bezeichnung
• den Betrag und die Währung der jeweiligen Einnahme oder Ausgabe
• den aktuellen Kassastand inkl. dieser Zeile

Genau das muss auch bei einer Handkassa erfasst werden.

Wenn du elektronisch eine Tabelle mit dem folgenden Format anlegst, wird ein Import in unser System für den Rechenschaftsbericht mit einem Mausklick möglich sein:

Datum;Betrag;Konto;Text;Kommentar;Fremdkonto;Zweckwidmung;Kostenrückerstattung;Name;Mitgliedsnummer;Lo;Adresse;PLZ;Stadt

https://finanzen.piratenpartei.at/index.php?action=import

Du kannst auch weitere Spalten rechts hinzufügen.

Wann und wie muss ich eine Eintragung in das Kassabuch vornehmen?

Zeitnah zur Geldbewegung, vollständig und richtig; dazu bist du verpflichtet. Eine Verzögerung der Eintragung darf in der Regel nicht passieren und kann sogar rechtswidrig sein.

Was muss noch beachtet werden

• Keine Buchung ohne Beleg
• Belege müssen fortlaufend nummeriert sein
• Regelmäßiges Nachzählen und vergleichen ob der Kassastand dem entspricht was tatsächlich in der Kassa ist
• Der Kassastand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!)
• Überweisungen von oder zur Bank sind Ein- bzw. Ausgänge und daher mit Buchung und Beleg zu versehen
• Sollte es erforderlich sein eigenes Geld in die Kassa zu geben damit diese nicht negativ wird, ist dies mit Buchung und Beleg zu versehen
• Geldentnahmen für private Zwecke (auch wenn das Geld später zurückgelegt wird) müssen strikt vermieden werden
• Bei Kostenrückerstattungen ist das Buchungsdatum jenes der Kostenrückerstattung und nicht dass der tatsächlichen Ausgabe
• Eintragungen im Kassabuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung
• Vor einer Buchung können nur Buchungen mit älterem Datum sein.
• Keine Leerzeilen lassen

Quellenverzeichnis

• http://www.buchhalter-berlin.de/download/Merkblatt%20Kasse.pdf